勤怠管理の休憩時間のルールとは？打刻と自動控除の注意点について

昼休みを一律1時間として勤怠を計算しているものの、忙しい日に従業員が実際に休憩を取れているのかまでは把握できていない会社は少なくありません。

勤怠管理で休憩時間を正しく扱えていないと、休憩を与えていないことによる法令違反や、控除した休憩時間分の未払い賃金が発生するおそれがあります。

特に、休憩時間を自動で差し引く設定や、残業で労働時間が延びた日の休憩の扱いは、気づかないうちにルールから外れやすい部分です。

この記事では、勤怠管理で押さえるべき休憩時間の法律上のルール、休憩の記録方法、自動控除で起きやすいトラブルと対策までを解説します。

勤怠管理の休憩時間のルールとは？

勤怠管理の休憩時間のルールは、労働基準法第34条により、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を労働時間の途中に与えることが基本で、勤怠管理では実際に取れた休憩を記録することが重要です。

休憩時間は、雇用形態や業種にかかわらず、すべての労働者に適用されるルールです。

会社が就業規則で休憩時間を決めていても、実際に従業員が休憩を取れていなければ、休憩を与えたことにはなりません。

労働時間ごとの最低休憩時間

労働時間ごとに必要な休憩時間は、以下の通りです。

1日の労働時間	必要な休憩時間
6時間以下	不要
6時間を超え8時間以下	45分以上
8時間を超える	1時間以上

ここでいう労働時間は、休憩時間を除いた実際に働いた時間です。

労働時間がちょうど6時間であれば休憩は不要で、ちょうど8時間であれば45分の休憩で足ります。

法律で定められているのは最低限の時間であり、会社がこれより長い休憩を与えることは問題ありません。

休憩の3原則

休憩時間の与え方には、以下の3つの原則があります。

原則	内容
途中付与の原則	休憩は労働時間の途中に与える。始業前や終業後にまとめることはできない
一斉付与の原則	休憩は事業場の労働者に一斉に与える
自由利用の原則	休憩時間は労働者が自由に利用できるようにする

たとえば、休憩を取らずに働いた分を早く帰ることで相殺する運用は、途中付与の原則に反するため認められません。

一斉付与の例外

一斉付与の原則には例外があり、以下の業種では、休憩を一斉に与えなくてもよいとされています。

• 運輸交通業
• 商業
• 金融・広告業
• 映画・演劇業
• 通信業
• 保健衛生業
• 接客娯楽業
• 官公署

これら以外の業種でも、労働者の過半数で組織する労働組合、または労働者の過半数を代表する者と書面で労使協定を結べば、交替で休憩を与えることができます。

交替で休憩を取る職場では、従業員ごとに休憩の時間帯が異なるため、一律の時間を差し引くのではなく、一人ひとりの休憩を記録する必要があります。

パート・アルバイトも同じルール

休憩時間のルールは、正社員だけでなく、パートやアルバイトにも同じように適用されます。

短時間勤務のパートでも、その日の労働時間が6時間を超えれば45分以上の休憩が必要です。

シフトによって労働時間が日ごとに変わる従業員は、6時間を超える日と超えない日で必要な休憩が変わるため、特に注意が必要です。

このように、勤怠管理の休憩時間のルールは、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を労働時間の途中に与えることが基本で、勤怠管理では実際に取れた休憩を記録することが重要です。

次は、休憩時間のつもりでも休憩に含まれない時間を確認します。

勤怠管理で休憩時間に含まれない時間

休憩時間は労働から完全に解放されている時間である必要があり、手待ち時間や電話番、参加が義務の昼休み中の会議などは、休憩ではなく労働時間として勤怠管理しなければなりません。

形式上は休憩時間としていても、実態として会社の指示のもとに置かれていれば、その時間は労働時間と判断されます。

手待ち時間・電話番

来客や電話があればすぐに対応しなければならない状態で待機している時間は、手待ち時間と呼ばれ、労働時間にあたります。

昼休みに事務所で電話番を兼ねて過ごしている場合も、自由に席を離れられないため、休憩時間にはなりません。

昼休みに電話番を置く場合は、その従業員には別の時間帯に休憩を与える必要があります。

昼休み中の会議・研修

昼食をとりながらの会議や研修でも、参加が義務付けられている場合は、その時間は労働時間です。

参加するかどうかを従業員が自由に選べ、参加しなくても不利益がない場合に限り、休憩時間として扱うことができます。

仮眠時間

夜勤や宿直での仮眠時間も、警報や呼び出しがあればすぐに対応することが求められている場合は、労働から解放されているとはいえず、労働時間にあたると判断されています。

最高裁判所の判例（平成14年・大星ビル管理事件）でも、仮眠室での待機と、警報に即時に対応することが義務付けられていた仮眠時間は、労働時間にあたるとされました。

このように、休憩時間は労働から完全に解放されている時間である必要があり、手待ち時間や電話番、参加が義務の会議などは、休憩ではなく労働時間として勤怠管理しなければなりません。

次は、残業によって休憩時間が不足するケースを確認します。

残業で休憩時間が不足するケース

所定労働時間が8時間以下で休憩を45分にしている会社では、残業によって労働時間が8時間を超えると、法律上必要な休憩が1時間に増えるため、不足する15分を追加で与えなければなりません。

就業規則どおりの休憩を与えていても、残業した日だけ休憩が足りなくなるケースは、見落とされやすい落とし穴です。

所定7時間45分・休憩45分の会社で残業した場合

たとえば、始業9時・終業17時30分、休憩45分で、所定労働時間が7時間45分の会社を例に考えます。

この会社で18時30分まで残業した場合の労働時間と休憩は、以下のようになります。

勤務	労働時間	必要な休憩	実際の休憩	判定
9:00〜17:30（残業なし）	7時間45分	45分	45分	問題なし
9:00〜17:45（15分残業）	8時間	45分	45分	問題なし
9:00〜18:30（1時間残業）	8時間45分	1時間	45分	15分不足

労働時間が8時間ちょうどまでであれば45分の休憩で足りますが、1分でも8時間を超えると、1時間の休憩が必要になります。

不足した15分の与え方

残業で労働時間が8時間を超える見込みがある場合は、8時間を超える前の労働時間の途中で、追加の15分の休憩を与える必要があります。

多くの会社では、所定の終業時刻と残業の開始の間に15分の休憩を設けることで対応しています。

上の例であれば、17時30分から17時45分までを休憩とし、17時45分から18時45分まで残業すると、労働時間は8時間45分、休憩は合計1時間となり、ルールを満たします。

終業後に休憩を与えても途中付与の原則を満たさないため、残業を終えてから15分休ませる運用では対応できません。

休憩を分割して与える場合

休憩は、合計で必要な時間を満たしていれば、分割して与えることもできます。

たとえば、昼に45分、残業前に15分と分けて与えれば、合計1時間の休憩となります。

ただし、数分ずつの細切れの休憩では、従業員が自由に利用できる時間とはいえず、休憩として認められないおそれがあります。

このように、休憩を45分にしている会社では、残業によって労働時間が8時間を超えると必要な休憩が1時間に増えるため、8時間を超える前に不足する15分を追加で与えなければなりません。

次は、勤怠管理で休憩時間を記録する方法を確認します。

勤怠管理で休憩時間を記録する方法

勤怠管理で休憩時間を記録する方法には、休憩開始と休憩終了を打刻する方法と、決まった休憩時間を自動で控除する方法があり、休憩の時間帯や長さが日によって変わる職場では、打刻で記録する方法が適しています。

どちらの方法にも利点と注意点があるため、職場の働き方に合わせて選ぶ必要があります。

休憩開始・休憩終了を打刻する方法

休憩を始めるときと終えるときに、従業員が勤怠管理システムで打刻する方法です。

実際に休憩を取った時間帯と長さがそのまま記録されるため、休憩が取れていない日や、休憩が短かった日をすぐに把握できます。

フレックスタイム制で途中に私用で抜ける中抜けや、休憩を分割して取る場合も、そのまま記録できます。

一方で、従業員が休憩の打刻を忘れると、休憩を取っていないように記録されるため、打刻忘れを修正する手順を決めておく必要があります。

休憩時間を自動で控除する方法

就業規則で定めた休憩時間を、出勤と退勤の打刻から自動的に差し引く方法です。

従業員が休憩のたびに打刻する必要がないため、打刻の手間がかからず、打刻忘れも起きません。

ただし、記録されるのは就業規則上の休憩時間であり、従業員が実際に休憩を取ったかどうかは記録されません。

2つの方法の比較と使い分け

2つの方法を比較すると、以下のようになります。

項目	打刻で記録	自動で控除
従業員の手間	休憩ごとに打刻が必要	不要
実際の休憩の把握	できる	できない
休憩が取れなかった日の把握	できる	できない
中抜け・分割休憩	記録できる	記録できない
打刻忘れのリスク	ある	ない

全員が決まった時間に一斉に休憩を取り、休憩が確実に取れている職場であれば、自動控除でも大きな問題は起きにくいでしょう。

一方で、飲食・小売・介護などの交替で休憩を取る職場、忙しさによって休憩が短くなりやすい職場、フレックスタイム制で中抜けがある職場では、打刻で記録する方法が適しています。

このように、勤怠管理で休憩時間を記録する方法には、打刻で記録する方法と自動で控除する方法があり、休憩の時間帯や長さが日によって変わる職場では、打刻で記録する方法が適しています。

次は、休憩時間の自動控除で起きやすいトラブルを確認します。

休憩時間の自動控除で起きやすいトラブル

休憩時間の自動控除は手間がかからない反面、実際には休憩が取れていないのに休憩時間分が差し引かれ、未払い賃金や休憩を与えていないことによる法令違反が表に出にくくなるというトラブルを起こしやすい方法です。

比較記事では、勤怠管理システムの自動控除は従業員の負担を減らすメリットとして紹介されることが多いですが、運用によっては会社のリスクを大きくします。

実際には休憩が取れていない

自動控除では、従業員が忙しくて休憩を取れなかった日でも、就業規則上の休憩時間が差し引かれます。

その結果、実際に働いた時間よりも短い労働時間が記録され、差し引かれた時間分の賃金が支払われない状態になります。

従業員が退職後に未払い賃金を請求した場合、会社は休憩を実際に与えていたことを示す記録を持っていないため、反論が難しくなります。

残業で必要な休憩が増えても反映されない

自動控除の設定が45分の一律控除になっていると、残業で労働時間が8時間を超えた日でも、控除されるのは45分のままです。

労働時間が8時間を超えた時点で自動的に1時間を控除する設定にしている場合は、今度は実際には追加の15分の休憩を取っていないのに控除されるおそれがあります。

どちらの場合も、記録と実態がずれてしまい、休憩が足りていない日を勤怠の記録から見つけることができません。

客観的な記録として弱くなる

会社には、労働時間を客観的な方法で把握する義務があります。

出勤と退勤の時刻は打刻で客観的に記録されていても、休憩時間が一律の控除では、実際の労働時間を客観的に把握しているとはいえない部分が残ります。

自動控除を使う場合でも、休憩が取れなかった日は従業員が申告し、管理者が修正する手順を決めておくことで、記録と実態のずれを防げます。

このように、休憩時間の自動控除は手間がかからない反面、実際には休憩が取れていないのに休憩時間分が差し引かれ、未払い賃金や法令違反が表に出にくくなるというトラブルを起こしやすい方法です。

次は、休憩が取れなかった場合の対応と罰則を確認します。

休憩が取れなかった場合の対応と罰則

休憩が取れなかった時間は労働時間として賃金を支払う必要があり、法律で定められた休憩を与えなかった場合は、会社に6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金が科されることがあります。

休憩が取れなかったことを把握したら、賃金の精算と、次から休憩を取れるようにする対策の両方が必要です。

取れなかった休憩は労働時間として扱う

休憩時間に業務をしていた場合、その時間は労働時間であり、賃金を支払わなければなりません。

休憩が取れなかったことで1日の労働時間が8時間を超えた場合は、超えた部分に25%以上の割増賃金も必要です。

休憩を取れなかった時間を別の日にまとめて休ませる、といった方法で精算することはできません。

休憩を与えなかった場合の罰則

労働基準法第34条に違反して休憩を与えなかった場合、会社には6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金が科されることがあります。

罰則の対象になるのは、休憩を取れない状態を会社が放置していた場合で、従業員が自分の判断で休憩を取らなかったとしても、会社が知りながら黙認していれば責任を問われるおそれがあります。

休憩が取れていない従業員が続く場合は、業務量や人員配置、シフトの組み方を見直す必要があります。

休憩の打刻忘れの修正

休憩を打刻で記録している場合、休憩の打刻を忘れると、休憩を取っていないように記録されます。

打刻忘れは、従業員が実際の休憩時刻を申請し、管理者が承認して修正する手順にしておくと、誰がいつ修正したのかが記録に残ります。

口頭の報告を受けて管理者が直接記録を書き換える運用では、修正の経緯が残らず、後から記録の正しさを説明できなくなるため注意が必要です。

このように、休憩が取れなかった時間は労働時間として賃金を支払う必要があり、法律で定められた休憩を与えなかった場合は、会社に6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金が科されることがあります。

次は、休憩の打刻まで記録できる勤怠クラウドを紹介します。

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休憩開始・休憩終了の打刻と実働時間の自動計算

勤怠クラウドの打刻画面には、出勤・休憩開始・休憩終了・退勤の4種類の打刻があり、今の状態に応じて押せるボタンだけが表示されます。

出勤中であれば休憩開始と退勤、休憩中であれば休憩終了のボタンが表示されるため、打刻の順番を間違えることがありません。

打刻した休憩時間は実働時間から自動で差し引かれるため、実際に休憩を取った時間どおりの労働時間が記録されます。

フレックスタイム制の中抜けや、休憩を分割して取る場合も、休憩開始と休憩終了の打刻でそのまま記録できます。

打刻忘れは修正申請で対応

休憩の打刻を忘れた場合は、従業員が勤怠履歴の該当日から、正しい時刻と理由を入力して修正申請を行います。

管理者が承認すると打刻に反映され、申請と承認の記録が残るため、修正の経緯を後から確認できます。

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