勤怠管理システムの中小企業向けはどれがいい？料金体系と必須機能

タイムカードを月末に集計し、エクセルに転記して給与ソフトに入力する作業を、総務や経理と兼務する担当者が1人で抱えている会社は少なくありません。

勤怠管理システムを中小企業が導入しようとしても、製品の数が多く料金の仕組みもばらばらなため、どれが自社に合うのかを判断しにくいのが実情です。

1人あたりの月額が安く見えても、必要な機能を追加したり税込で計算し直したりすると、想定より費用が膨らむケースもあります。

この記事では、勤怠管理システムを中小企業が選ぶときに確認すべき法令上の機能、料金表示の見方、従業員数別の年間コストまでを解説します。

勤怠管理システムの中小企業向けはどれがいい？

勤怠管理システムを中小企業が選ぶときは、法令で求められる労働時間の把握や残業・有給休暇の管理機能を備えたクラウド型の中から、必要な機能をすべて揃えたときの税込の総額で比べるのが基本です。

料金表の単価やシェアの大きさだけで選ぶと、契約後にオプション料金が加わったり、人数が増えるたびに月額が上がったりすることになります。

中小企業の範囲と従業員数の目安

中小企業基本法では、業種ごとに資本金または従業員数のいずれかが以下の基準以下であれば中小企業とされています。

業種	資本金	従業員数
製造業・建設業・運輸業など	3億円以下	300人以下
卸売業	1億円以下	100人以下
小売業	5,000万円以下	50人以下
サービス業	5,000万円以下	100人以下

つまり中小企業といっても、従業員10名の会社から300名近い会社まで幅があり、規模によって適した料金体系は変わります。

自社の従業員数が、今後数年でどの程度まで増える見込みかも含めて考えておくと、料金の比較がしやすくなります。

クラウド型とオンプレミス型の違い

勤怠管理システムには、インターネット経由で利用するクラウド型と、自社のサーバーやパソコンにインストールして使うオンプレミス型があります。

クラウド型は初期費用を抑えやすく、法改正に合わせたアップデートもサービス提供側が行うため、システム担当者がいない中小企業に向いています。

オンプレミス型は社内でデータを管理できる一方で、サーバーの用意や保守、法改正への対応を自社で行う必要があり、導入時の費用も高くなりがちです。

インターネットにつながらない環境で打刻する必要があるなど特別な事情がない限り、中小企業ではクラウド型を選ぶのが現実的です。

中小企業が確認すべき5つのポイント

中小企業が勤怠管理システムを選ぶときに確認すべきポイントは、以下の5つです。

36協定の上限や有給休暇5日取得など、法令対応のアラートがあるか
必要な機能をすべて揃えたときの税込の月額はいくらか
自社の勤務形態（シフト制・変形労働時間制・フレックスタイム制など）に対応しているか
現場の働き方に合った打刻方法を選べるか
使っている給与計算ソフトに取り込める形式でデータを出力できるか

このうち上位の比較記事ではあまり触れられていないのが、料金表示と実際の請求額の違いです。

料金表に書かれた1人あたりの単価だけを比べると、必要な機能を揃えた時点で割高なサービスを選んでしまうことがあります。

このように、勤怠管理システムを中小企業が選ぶときは、法令対応の機能を備えたクラウド型の中から、必要な機能をすべて揃えたときの税込の総額で比べるのが基本です。

次は、中小企業に勤怠管理システムが必要とされる理由を、法令の面から確認します。

中小企業に勤怠管理システムが必要な理由

中小企業に勤怠管理システムが必要な理由は、労働時間の客観的な把握や残業の上限規制、有給休暇の取得義務などが企業規模を問わず適用されており、紙やエクセルの管理では対応しきれなくなっているからです。

働き方改革関連の法令の多くは、大企業から先に施行され、猶予期間を経て中小企業にも適用されてきました。

現在では、中小企業だけが免除されている勤怠関連の義務はほとんどありません。

客観的な労働時間の把握は企業規模を問わず義務

2019年4月の労働安全衛生法の改正により、会社は従業員の労働時間の状況を客観的な方法で把握することが義務付けられました。

この義務は企業規模を問わず、施行当初から中小企業にも適用されています。

客観的な方法としては、タイムカードによる記録やパソコンの使用時間の記録などが挙げられており、従業員が自分で時刻を書き込む自己申告は例外的な扱いです。

時間外労働の上限規制は2020年4月から中小企業にも適用

時間外労働の上限規制は、大企業では2019年4月から、中小企業では2020年4月から適用されています。

上限は原則として月45時間・年360時間で、特別条項付きの36協定を結んだ場合でも、年720時間以内、時間外労働と休日労働の合計で月100時間未満、2か月から6か月の平均で月80時間以内に収めなければなりません。

違反した場合は罰則の対象になるため、月の途中で上限に近づいている従業員を把握できる仕組みが必要です。

月60時間超の割増率50%は2023年4月から中小企業にも適用

月60時間を超える時間外労働に対する割増賃金率50%以上は、大企業には以前から適用されていましたが、中小企業への猶予措置が廃止され、2023年4月から中小企業にも適用されています。

これにより、月60時間を超えた時点から割増率を切り替えて計算する必要があり、手計算やエクセルでの集計では計算ミスが起きやすくなりました。

年5日の有給休暇取得義務

年10日以上の有給休暇が付与される従業員には、そのうち5日を毎年確実に取得させることが、企業規模を問わず義務付けられています。

従業員ごとに付与日が異なる場合、誰が何日取得していて、期限までに5日に届くかどうかを管理するのは、人数が増えるほど難しくなります。

紙・エクセル管理の限界

紙のタイムカードやエクセルでの管理は、費用がかからない反面、以下のような問題を抱えています。

月末にならないと残業時間が分からず、上限を超えてから気づく
転記や集計の手作業で計算ミスが起きる
エクセルの時刻は後から書き換えられるため、客観的な記録として認められにくい
直行直帰やテレワークの従業員の打刻を正確に記録できない
集計作業が担当者1人に依存し、休んだり退職したりすると止まる

従業員数が少ないうちは手作業でも回りますが、上限規制や割増率の切り替えまで正確に管理しようとすると、システムを使う方が確実で手間もかかりません。

このように、中小企業に勤怠管理システムが必要な理由は、労働時間の客観的な把握や残業の上限規制、有給休暇の取得義務などが企業規模を問わず適用されており、紙やエクセルの管理では対応しきれなくなっているからです。

次は、中小企業向け勤怠管理システムの料金体系と、料金表示の注意点を確認します。

中小企業向け勤怠管理システムの料金体系と表示の注意点

中小企業向け勤怠管理システムの料金は、表示されている単価と、必要な機能を揃えて税込で計算した実際の請求額が一致しないことが多く、安く見える製品ほど契約前に総額を確認する必要があります。

料金体系は大きく3つに分かれますが、どの体系でも、表示価格の出し方によって見た目の安さが大きく変わります。

人数課金型

人数課金型は、利用する従業員1人あたりに月額料金がかかる料金体系で、クラウド型の勤怠管理システムでは最も一般的です。

人数に比例して月額が増えるため、従業員が増えるほど負担が大きくなり、採用が進むたびに毎月の費用が上がっていきます。

料金表には最も安い構成の単価が大きく表示されていることが多く、必要な機能を揃えた単価は別の欄や注記を見なければ分からない場合があります。

基本料金＋人数課金型

基本料金＋人数課金型は、会社ごとの月額の基本料金に、従業員1人あたりの料金が上乗せされる料金体系です。

人事労務や給与計算などの機能とセットになったサービスに多く、勤怠管理だけを使いたい場合は割高になることがあります。

少人数でも基本料金がかかるうえに、人数が増えれば人数分の料金も増えるため、どの規模でも1人あたりのコストが高くなりやすい体系です。

人数上限の定額型

人数上限の定額型は、50名まで、100名までといった従業員数の上限ごとに月額が決まっている料金体系です。

上限の範囲内であれば、従業員が何人増えても月額が変わらないため、採用や退職で人数が変動しても毎月の費用が一定になります。

人数が増えるほど1人あたりのコストが下がっていくため、人数課金型とは逆に、会社が成長するほど割安になる料金体系です。

必要な機能がオプションになっている

最も注意が必要なのは、法令対応に欠かせない機能が基本料金に含まれず、オプションとして別料金になっているケースです。

たとえば、出退勤の打刻と集計だけが基本機能で、有給休暇の管理や休暇・打刻修正の申請、シフト管理がそれぞれ1人あたりの追加料金になっている料金体系があります。

実際に、1人月額100円（税抜）と表示されていても、有給管理と申請機能で1人100円、シフト管理で1人50円が加わり、必要な機能を揃えると税込で1人275円になる例があります。

出勤管理・シフト管理・休暇申請管理を機能ごとに選ぶ方式でも、1機能で1人220円（税込）のところ、3機能を揃えると1人440円（税込）になる例があります。

有給休暇の5日取得義務や打刻修正の記録は法令対応に直結するため、これらを外した最安構成の単価で比べても意味がありません。

税抜で表示されている

法人向けのサービスでは、料金を税抜で表示していることが珍しくありません。

1人100円と書かれていても税込では110円、月5,000円と書かれていても税込では5,500円になり、比較する製品の間で税抜と税込が混在していると、正しい比較ができません。

料金表の欄外に「掲載料金は税抜です」と小さく書かれているだけのこともあるため、比較するときはすべて税込に揃えて計算する必要があります。

年払い割引や上限人数で割った単価で表示されている

人数上限の定額型では、「1人あたり84円から」のように、1人あたりの単価で安さを表示していることがあります。

こうした単価は、年払いにした場合の割引後の金額を、プランの上限人数いっぱいで割って算出されていることがほとんどです。

実際に、「1人84円から」と表示されているサービスの中身が、21名から50名までで月5,000円（税抜）の定額プランを年払いにし、2か月分の割引を適用したうえで50名で割った数字だったという例があります。

この場合、月払いで利用すると税込で月5,500円になり、従業員が30名であれば1人あたりは約183円になります。

最低利用料金が設定されている

人数課金型の低価格なサービスには、従業員数にかかわらず月額3,000円（税抜）など、最低利用料金が設定されていることがあります。

1人100円のサービスでも、従業員が10名なら単価どおりの1,000円ではなく、最低利用料金の3,000円（税込3,300円）がかかります。

少人数の会社ほど、最低利用料金によって1人あたりの実際のコストが高くなる点に注意が必要です。

無料プランの制限

勤怠管理システムの中には無料プランを用意しているものもありますが、利用できる人数に上限があったり、有給休暇の管理や申請機能が使えなかったりするのが一般的です。

36協定の上限アラートや有給休暇の管理、給与ソフト向けのデータ出力が有料プランにしか含まれていない場合、無料プランだけでは法令に沿った管理ができません。

データの保存期間やCSV出力に制限がある無料プランでは、記録の保存義務を満たすために結局は有料プランへの切り替えが必要になることもあります。

その他の見落としやすい費用

月額料金以外に、以下のような費用がかかる場合があります。

初期費用や初期設定の代行費用
ICカードリーダーや顔認証端末などの打刻機器の購入費
電話サポートなどの有償サポート費用
最低契約期間内に解約した場合の費用

見積もりを取るときは、自社で使う機能と打刻方法をすべて含めた税込の金額を出してもらうことが大切です。

このように、中小企業向け勤怠管理システムの料金は、表示されている単価と、必要な機能を揃えて税込で計算した実際の請求額が一致しないことが多く、安く見える製品ほど契約前に総額を確認する必要があります。

次は、必要な機能を揃えた実際の単価で、従業員数別の年間コストを比較します。

従業員数別に見る中小企業の勤怠管理システムの年間コスト

中小企業の勤怠管理システムを、必要な機能を揃えた税込の実質単価で比べると、人数上限の定額型は50名で1人あたり月99円となり、オプション込みで1人275円から440円になる人数課金型に対して半額以下に抑えられます。

ここでは、前の章で紹介した料金表示の例をもとに、有給休暇の管理、休暇・打刻修正の申請、シフト管理、残業や36協定のアラートまでを揃えた構成で、すべて税込の月払いに換算して比較しました。

人数上限の定額型は、勤怠クラウドの料金（50名まで月額4,950円、100名まで8,800円、300名まで16,500円）で試算しています。

表示単価と実質単価の違い

料金表の表示単価と、必要な機能を揃えて税込にした実質単価を並べると、以下のようになります。

料金表示の例	表示単価	必要な機能を揃えた実質単価（税込）
機能をオプションで追加する人数課金型	1人100円（税抜）	1人275円
機能ごとに選ぶ人数課金型	1人220円	1人440円
全機能込みの人数課金型	1人330円	1人330円
年払い換算で表示する定額型（21〜50名）	1人84円から	月5,500円（30名なら1人約183円）
勤怠クラウド（50名まで）	月4,950円	月4,950円（50名なら1人99円）

表示単価では勤怠クラウドより安く見えるものでも、必要な機能を揃えて税込で計算し直すと、実際の請求額は逆転します。

年間コストで比べる

実質単価をもとにした従業員数別の年間コストは、以下の通りです。

料金体系	30名	50名	100名	300名
実質1人275円	99,000円	165,000円	330,000円	990,000円
実質1人330円	118,800円	198,000円	396,000円	1,188,000円
実質1人440円	158,400円	264,000円	528,000円	1,584,000円
年払い換算で表示する定額型（月払い）	66,000円	66,000円	132,000円	396,000円
勤怠クラウド	59,400円	59,400円	105,600円	198,000円

50名の会社では、オプション込みで実質1人275円になるサービスと比べて年間105,600円、1人440円になるサービスと比べて年間204,600円安くなります。

100名では実質1人330円のサービスとの差が年間290,400円、300名では年間990,000円に広がります。

なお、オプションなしで全機能が含まれる1人110円（税込）の低価格なサービスもありますが、その場合も50名では月5,500円となり、定額型の方が安くなります。

1人あたりの月額で比べる

定額型の月額を従業員数で割ると、1人あたりの月額は以下のようになります。

従業員数	定額型の月額	1人あたりの月額
50名	4,950円	99円
100名	8,800円	88円
300名	16,500円	55円

人数課金型では従業員が何人いても1人あたりの単価は変わりませんが、定額型は人数が増えるほど1人あたりの負担が下がります。

50名までのプランで比べると、実質1人440円のサービスより12名以上、330円のサービスより16名以上、275円のサービスより19名以上で定額型の方が安くなり、51名以上ではどの実質単価と比べても定額型が安くなります。

このように、中小企業の勤怠管理システムを必要な機能を揃えた税込の実質単価で比べると、人数上限の定額型は50名で1人あたり月99円となり、オプション込みの人数課金型の半額以下に抑えられます。

次は、中小企業の勤怠管理システムに必要な機能を確認します。

中小企業の勤怠管理システムに必要な機能

中小企業の勤怠管理システムに必要な機能は、打刻、労働時間の集計、法令対応のアラート、有給休暇の管理、給与ソフト向けのデータ出力の5つで、これに業種ごとの勤務形態に合わせた機能が加わります。

料金を比較するときも、ここで挙げる機能がすべて基本料金に含まれているか、オプションになっていないかを確認する必要があります。

必須の機能

中小企業の勤怠管理システムに欠かせない機能は、以下の通りです。

パソコンやスマホからの出退勤・休憩の打刻
日別・月別の労働時間の自動集計（法定内残業・法定外残業・深夜・休日の区分）
残業超過・打刻漏れ・36協定の上限・有給休暇5日取得未達のアラート
有給休暇の自動付与と残日数の管理、休暇申請と承認
打刻修正の申請と承認
給与計算ソフトに取り込めるCSV出力

給与ソフト向けのCSV出力は、ソフトごとに取り込み形式が異なるため、自社で使っている給与ソフトに対応しているかを必ず確認しておく必要があります。

残業アラートがあっても、残業時間の超過を知らせるだけで、36協定の複数月平均や有給休暇5日取得の期限までは確認できない製品もあるため、アラートの対象も確認しておきましょう。

業種別に必要な機能

業種によって勤務形態が異なるため、必須の機能に加えて以下のような機能が必要になります。

業種	主な勤務形態	必要な機能
飲食・小売	シフト制・パートアルバイト中心	シフト管理、複数店舗の管理
建設・営業職	現場への直行直帰	スマホ打刻、位置情報の記録
製造・介護	交代勤務・夜勤	日付をまたぐ勤務の集計、変形労働時間制
事務・IT	テレワーク・時差出勤	フレックスタイム制、在宅勤務の打刻

シフト管理は、勤務パターンを日ごとに割り当てるだけの製品もあれば、従業員から希望シフトを集めて作成まで行える製品もあるため、自社の運用でどこまで必要かを確認しておきましょう。

中小企業では過剰になりやすい機能

以下のような機能は、大企業では役立つものの、中小企業では使わないまま料金だけを払うことになりやすい機能です。

プロジェクトごとの工数管理
顔認証や静脈認証などの生体認証打刻
多言語対応や海外拠点の管理
人事評価や給与計算まで含めた人事労務の一体型機能

代理打刻の防止が目的であれば、生体認証の端末を導入しなくても、スマホ打刻時の位置情報の記録で十分に対応できるケースも多くあります。

このように、中小企業の勤怠管理システムに必要な機能は、打刻、集計、法令対応のアラート、有給休暇の管理、給与ソフト向けのデータ出力の5つで、これに業種ごとの勤務形態に合わせた機能が加わります。

次は、中小企業が勤怠管理システムを導入する手順と注意点を確認します。

中小企業が勤怠管理システムを導入する手順と注意点

中小企業が勤怠管理システムを導入するときは、就業規則と勤務形態の整理、無料体験での動作確認、給与ソフトとの連携確認、従業員への周知の順に進めることで、導入後の手戻りを防げます。

システムを契約してから自社のルールに合わないことが分かると、設定のやり直しや乗り換えに余計な時間がかかります。

就業規則と勤務形態を整理する

最初に、就業規則と36協定の内容を確認し、社内の勤務形態を書き出します。

雇用形態ごとの所定労働時間、休憩時間、法定休日と所定休日、締め日と給与の支払日、シフト制や変形労働時間制の有無などを整理しておくと、システムの初期設定がスムーズに進みます。

中小企業では、就業規則と実際の運用がずれていたり、口頭で決めたルールが残っていたりすることも多いため、導入を機にルールを見直す良い機会にもなります。

無料体験で確認すべきこと

多くの勤怠管理システムには無料体験の期間があるため、契約前に以下の点を実際のデータで確認します。

自社の勤務形態で、労働時間が正しく集計されるか
残業が22時を超えた日や夜勤の日の集計が正しいか
パソコンに慣れていない従業員でも、迷わず打刻できるか
管理者が、残業や有給休暇の状況をすぐに確認できるか
無料体験で使った機能が、契約予定のプランにすべて含まれているか
無料体験の終了後、自動で有料契約に切り替わるかどうか

無料体験では全機能が使えても、契約するプランによっては一部の機能がオプション扱いになることがあるため、体験した機能と契約内容が一致しているかは特に注意が必要です。

給与ソフトとの連携を確認する

勤怠管理システムで集計したデータを、給与計算ソフトに手入力し直していては効率化の効果が半減します。

使っている給与ソフトのインポート形式に合わせたCSVを出力できるか、従業員コードで突き合わせができるか、残業時間が割増の区分ごとに出力されるかを確認しておきましょう。

従業員への周知と運用ルール

導入前に、打刻の方法、打刻を忘れたときの修正申請の手順、休暇申請の方法を従業員に説明しておきます。

導入直後の1か月ほどは打刻漏れや操作の問い合わせが増えやすいため、管理者がアラートを確認して早めに声をかける運用にしておくと、定着が早くなります。

このように、中小企業が勤怠管理システムを導入するときは、就業規則と勤務形態の整理、無料体験での動作確認、給与ソフトとの連携確認、従業員への周知の順に進めることで、導入後の手戻りを防げます。

次は、中小企業の勤怠管理システムに勤怠クラウドが向いている理由を紹介します。

中小企業の勤怠管理システムに勤怠クラウドが向いている理由

中小企業の勤怠管理システムに勤怠クラウドが向いている理由は、表示価格がそのまま税込の請求額になる定額プランで、法令対応のアラートや給与ソフト向けの出力など必要な機能をオプションなしですべて利用できるからです。

表示単価の安さではなく、必要な機能を揃えた実際の請求額で比べたときに安くなるよう設計した勤怠管理システムです。

中小企業の従業員数の基準に合わせた3つの定額プラン

勤怠クラウドは、従業員数の上限ごとに月額を固定した3つのプランで提供しています。

プラン	従業員数	月額（税込）	1人あたり（上限人数時）
ライト	50名まで	4,950円	99円
スタンダード	100名まで	8,800円	88円
プレミアム	300名まで	16,500円	55円

表示している月額はすべて税込で、月払いの金額です。

プランの区切りは、中小企業基本法の従業員数の基準（小売業50人、卸売業・サービス業100人、製造業など300人）に合わせています。

上限の範囲内であれば、採用や退職で人数が変わっても月額は一定のため、毎月の費用を予算どおりに管理できます。

機能ごとのオプション料金はなく、どのプランでも同じ機能をすべて利用できます。

法令対応のアラートを標準で搭載

勤怠クラウドには、この記事で解説した中小企業に必要な機能が標準で含まれています。

パソコン・スマホからの打刻と、打刻時の位置情報の記録
残業超過・打刻漏れ・36協定の上限・有給休暇5日取得未達のアラート
有給休暇の自動付与、代休、半日・時間単位の休暇取得
休暇申請・打刻修正申請の承認
シフト管理、フレックスタイム制・変形労働時間制への対応
法定内残業・法定外残業・深夜労働・休日労働を区分した給与ソフト向けのCSV出力
複数拠点の管理と、拠点別・部署別の権限設定

有給休暇5日取得未達のアラートは法令上の義務に関わるため、常に有効になっており、設定で無効にすることはできません。

打刻はパソコンとスマホで行うため、ICカードリーダーなどの専用機器を購入する必要もありません。

30日間の無料体験・自動課金なし

勤怠クラウドは30日間の無料体験が可能です。

無料体験は自動で有料契約に切り替わることはなく、決済の手続きをしない限り料金は発生しません。

無料体験で使える機能は契約後もすべてそのまま使えるため、体験期間中に自社の勤務形態での集計結果や給与ソフトへの取り込みを実際のデータで確認してから、導入するかどうかを判断できます。

なお、費用を抑えるために勤怠管理システムを自社で作ることを検討している場合は、勤怠管理システムの自作についての解説記事で、自作した場合の費用と市販システムとの比較を詳しく紹介しています。

このように、中小企業の勤怠管理システムに勤怠クラウドが向いている理由は、表示価格がそのまま税込の請求額になる定額プランで、法令対応のアラートや給与ソフト向けの出力など必要な機能をオプションなしですべて利用できるからです。